TENUE LE 21 DÉCEMBRE 2022 AU CICG
(rue de Varembé 9-11, 1211 Genève 20, Suisse)

[Pour des raisons de confidentialité et pour éviter le phishing, nous présentons en ligne une version expurgée du PV et uniquement avec les initiales des membres du comité AFIS.]

PRÉSENTS (en présentiel) :  

• La CO-PRÉSIDENTE : GDA
• Le VICE-PRÉSIDENT : JG (présent via zoom)
• Le TRÉSORIER : MJK
• Le WEBMASTER : VP
• MEMBRE du COMITÉ par co-option du COMITÉ : MG                     
• MEMBRE CANDIDATE pour joindre le COMITÉ : MA
• MEMBRE CANDIDAT pour ASSOCIÉ AUX TRAVAUX : SH
• Le VÉRIFICATEUR DES COMPTES : AA
• La SCRUTATRICE : AAB
• La SECRÉTAIRE : SDP

Début de la réunion : 12H00

La séance s’est tenue en présentiel et via zoom. 

Le quorum ayant été atteint, l’Assemblée Générale 2022 (AG-22) a pu débuter.

La co-présidente a souhaité la bienvenue aux participants. Elle a présenté à l’AG, au moyen d’un PPT, l’association qui a fêté cette année ses quarante ans d’existence. Elle a saisi cette occasion pour remercier les anciens présidents et membres du Comité. Elle a également remercié tous les membres, donateurs et mécènes sans qui l’association ne pourrait fonctionner. Elle a également remercié le premier président de l’AFIS (1982), M. André Zenger suivi environ 18 ans plus tard par M. Lorenz Stämpfli qui a été président pendant plus de 10 ans jusqu’en 2009.  Elle a expliqué qu’elles avaient été les motivations de ses fondateurs. Au moment de sa création, l’AFIS avait pour but de régler les problèmes qu’il y avait par rapport à l’AVS (double imposition avec la pension de l’ONU). Grâce aux négociations menées par les membres de l’AFIS, ce problème avait été réglé.

Les objectifs de l’Association ont évolué avec les années, à savoir :

• promouvoir la fonction publique internationale en Suisse ;           
• soutenir nos compatriotes dans leur carrière internationale
• identifier les problèmes spécifiques des Suisses travaillant dans les OI
• faciliter les contacts entre fonctionnaires suisses et les autorités et entre eux.

La co-présidente a demandé l’adoption de l’ordre du jour qui a été accepté puis elle a procédé à la présentation du Comité. 

Le Comité 2019 – 2022 est composé de :

• La co-présidente : GDA
• Le co-président : FG jusqu’au 31 octobre 2022 (démissionné)
• Le vice-président : JG
• Le trésorier : MJK
• Le webmaster : VP
• Membre du Comité par co-option du Comité : MG
• Le vérificateur des comptes : AA
• Le chargé du bureau satellite de l’AFIS en Amérique du Nord : FV
• Le chargé du bureau satellite de l’AFIS à Bangkok, Thaïlande : SB La secrétaire : SDP

Tous les membres du Comité se représentent pour l’exercice prochain.

Le Rapport des co–présidents  2019 – 2022 est affiché en ligne sur le site web. 

40 ans d’existence de l’AFIS ! 

(1982 – 2022)

Le Comité, fondé sur le bénévolat, a fait de son mieux tout au long du processus. Le Comité tient à remercier ses membres, mécènes, donateurs … nous existons grâce à vous !

Avec un peu de contexte, nous souhaitons montrer une certaine reconnaissance du travail accompli par les anciens comités sur lesquels nous bâtissons.

L’Association a été créée à Genève le 21 avril 1982 par et pour les fonctionnaires internationaux de nationalité suisse engagés dans les organisations intergouvernementales. Premier président de l’AFIS : André Zenger et les membres de son comité ;

Nous avons parcouru un long chemin depuis :

Au cours du mandat de l’ancien président de l’AFIS, Lorenz Stämpfli et les membres de son comité :

• visite du Parlement fédéral et déjeuner avec les parlementaires, ce qui fut la première prise de contact avec les parlementaires genevois à Berne le 21 juin 2007 ;

• visites du représentant de la Mission suisse à Genève et le regretté M. César Dubler, responsable de la Section “Présence suisse dans les Organisations internationales” du DFAE de Berne.

• En 2013, le titre de membre d’honneur de l’AFIS a été décerné à M. Joseph Deiss, ancien Conseiller fédéral et Président de la 65ème session de l’Assemblée générale des Nations Unies en reconnaissance à sa contribution exceptionnelle à la communauté internationale et à la Suisse au sein des Nations Unies.

• En 2022, nous avons assisté à une cérémonie spéciale à Berne pour fêter les 20 ans de l’adhésion de la Suisse à l’ONU : Évènement à Berne avec ‘l’Association des Suisses dans la Politique Internationale’ avec la présence de M. Joseph Deiss qui nous a vivement remercié pour le prix AFIS qui lui a été remis en 2013.

Bien qu’aujourd’hui l’AFIS ne soit pas gérée que « localement » comme c’était le cas lors des présidences précédentes, il convient de mentionner que notre plus grand ami au cours du mandat de l’ancien président, Lorenz Stampfli et de son comité, était M. César Dubler qui avait sympathisé avec notre cause, comprenait l’importance de l’Association et nous a ouvert des portes. La présidence actuelle lui en est particulièrement reconnaissante. Nos plus sincères condoléances à sa famille pour la perte de ce grand homme.

Nous continuons à avoir autant de contacts que par le passé avec la Mission suisse (ni plus, ni moins). Les coprésidents ont rencontré à quelques reprises : l’ancien ambassadeur M. Valentin Zellweger et l’ambassadeur M. Jürg Lauber, Représentant permanent de la Suisse auprès de l’Office des Nations Unies et des autres organisations internationales à Genève et M. Christian Dunant et M. Pierre De Cocatrix, l’ancien ambassadeurs du Centre d’Accueil de la Genève Internationale (CAGI) ainsi qu’à M. Michel Cochet, responsable communication du CAGI. Nous sommes éternellement reconnaissants à M. Adrien Evequoz et M. Patrick Pardo, anciens Conseillers à la Mission permanente de la Suisse auprès de l’ONU et Mme. Danielle Werthmüller, Conseillère, Cheffe, Section des Privilèges & immunités (DFAE) pour leur aide et conseils. 

Depuis ces dernières années, nous avons maintenu les contacts avec les autres interAssociations de fonctionnaires internationaux à Genève (AFIF, AFII, AFIE, VDBIO) et dans le future nous envisageons prendre contact avec UNWG et AFICS. Nous avons eu avec l’ONU New York (USA) plusieurs discussions et un webinar sur le renforcement de la représentation des nations suisses au sein du système des Nations Unies avec ‘Global Swiss staff Association in Multilateral Organizations’ avec la présence de CINFO. Des échanges avec ‘l’Organisation des Suisses de l’étranger’ ont aussi été poursuivis.

Le Comité tient à développer et entretenir ces liens et souhaite fortement renouveler ces contacts, pour faire avancer nos objectifs et mieux faire connaître notre Association. Il est très important de sensibiliser les autorités nationales aux nouveaux problèmes de la fonction publique internationale (restrictions budgétaires, fragmentation des emplois, délocalisation, problèmes de gouvernance, etc.). 

AVENIR

Stratégie globale de l’AFIS

Le Comité AFIS avait en effet décidé au cours des dernières années de se concentrer également sur l’internationalisation, en plus de soutenir les Suisses dans les OI locales, ce que nous avons fait en créant des événements sociaux et autres réunions hebdomadaires pour les rencontrer personnellement et discuter de leurs problèmes et réseauter directement avec eux sur le terrain et recevoir des nouveaux membres.

Alors que l’AFIS se mondialise en soutien aux fonctionnaires internationaux suisses dans les OI du monde entier, cela constitue une autre partie de notre mission et de nos activités. Ainsi, nous avons un bureau satellite de l’Amérique du Nord géré de manière indépendante. AFIS dispose également d’un bureau satellite en Asie. Nous étions sur le point d’ouvrir un bureau à New York lorsque la pandémie de Covid a frappé le monde. Il pourrait y avoir un suivi sous peu. Nous pensons que la nouvelle force d’AFIS réside dans le réseau mondial (personnel) et qu’une telle structure pourrait offrir un soutien aux fonctionnaires internationaux suisses à l’étranger. Nous nous efforcerons de rendre ces informations plus visibles sur le nouveau site web de l’AFIS qui sera publié dans les prochaines semaines.

PROJETS

La co-présidente a présenté les projets pour le prochain exercice :

• Ouvrir les inscriptions en ligne et donner la possibilité de payer les cotisations en ligne. Nous aimerions également que les données des nouveaux membres soient intégrées automatiquement dans la base de données.

• Ouvrir des bureaux satellite dans le monde. Le bureau de New York était sur le point d’être ouvert au moment où la pandémie s’est déclarée. Nous allons poursuivre les démarches dans ce sens.

• Demander aux haut-fonctionnaires de s’investir dans l’AFIS.

• Migration du site web à WordPress et traduction automatique dans les langues nationales, ainsi qu’à l’anglais.

• Communications pour informer les collègues suisses des changements qui pourraient les affecter.

• Sortie conviviale 2023, assister à des conférences, AFIS afterworks, réseautage

• Nous suivons de près les changements dans les organisations pour informer les collègues.

• Toutes nos activités et travail peuvent être suivis sur notre site internet : 

www.afi–suisse.org

• Pour contacter AFIS utiliser svp : info@afi-suisse.org

• Nous avons reçu une demande de l’AAFI / AFICS (Association des Anciens

Fonctionnaires Internationaux – Genève) nous demandant d’organiser un évènement avec eux.

ACTIVITES DU SITE WEB ET DE LA BASE DE DONNEES

Le nouveau responsable Web et IT a fait une démonstration du site web WordPress. Il a expliqué que les travaux sont en cours pour ouvrir les inscriptions en ligne ainsi que pour le paiement en ligne des cotisations.

Une liste des membres et potentiels membres est en préparation afin de leur envoyer toute communication. La base de données est également en travaux afin de mettre à jour les adresses courriel des membres à qui nous demandons de nous faire part de tout changement. A ce jour nous n’avons qu’un tiers de leurs adresses.

Le Comité étudiera la possibilité d’organiser des webinaires pour les membres et des séances en ligne des activités.

La difficulté du site actuel est sa mise à jour.

Des mails génériques ont été créés, d’une part parce qu’il est plus facile d’envoyer un mail à une personne selon son poste, d’autre part, les nouvelles règles des organisations qui interdisent aux fonctionnaires, sauf autorisation préalable, d’exercer une quelconque activité, même bénévole. Non seulement faut-il obtenir l’approbation chaque année, mais il faut aussi annoncer que l’on est membre d’une organisation. 

La prochaine réunion du Comité discutera de la stratégie de communication.

L’ancien webmaster se demande quel est le conflit d’intérêts des membres actifs qui ne peuvent se joindre aux travaux de l’Association et demande comment font les autres associations, comme l’AFIF par exemple. Ce sont les organisations qui font barrage et non les associations qui ont aussi dû créer des adresses courriel génériques et ont dû changer leur site web. L’important est surtout de ne pas parler au nom des organisations que les membres représentent. 

Une des membres rappelle que le rôle de l’AFIS est celui de soutenir les compatriotes dans leurs fonctions et de promouvoir leur carrière. Le webmaster indique qu’il n’est nul besoin d’être nominatif pour aider. Le rôle de l’AFIS est l’organisation de réunions pour faire du réseautage pour promouvoir des carrières et les relations humaines.

Il indique également que notre site web est publiquement ouvert, même aux non-membres. Mais le site n’est pas accessible à des milliards de personnes sur internet. 

Le trésorier rappelle qu’il faut garder à l’esprit qu’il y a des risques si on ne connait pas la personne personnellement.

La co-présidente pense que seul le premier contact est anonyme.

Une fois qu’ils ont adhéré, les membres vont pouvoir assister à nos évènements tels que l’afterworks à la plage de l’ONU. Grand nombre de personnes préfèrent poser des questions personnellement plutôt que par mail.

Il est important de ne pas faire le networking au travail. Tout sera fait par le mail générique info@afi-suisse.org, surtout puisque les membres du comité changent. Si nous devons assister à des grands évènements, par ex. le UN SPECIAL ou UN TODAY, nous ne signerons plus en notre nom, à moins d’avoir l’approbation du Secrétaire Général. Les signatures se feront au nom du Comité, ou du Vice-président, etc. Ce problème concerne toutes les organisations et les associations. 

Le trésorier annonce la perte d’un ancien membre du comité qui travaillait au SG de l’ONUparce que la permission de participer à l’associationn’a pas été accordée.

Adresse webmaster

Le Webmaster nous informe qu’un gros travail a été fait sur la base de données par KALIX (Vernier). Nous ne l’avons pas encore bien exploitée – il faut un Ordre de service clair qui explique comment exploiter les données. La base de données a été construite par Lionel Lourdin, ce qui nous permet de la modifier en tant que membres du comité. 

La Mission peut nous fournir la liste des Suisses dans les organisations mais sans les adresses électroniques. Il y a une nouvelle loi sur la confidentialité des données. Nous avons déjà une liste d’adresses de nos membres AFIS que nous mettons à jour régulièrement.

FINANCES

Adresse trésorier

Le trésorier a présenté le rapport financier 2018-2022. Ce rapport est normalement biennal mais en raison du Covid, il n’a pas été présenté en 2020. Il a donc fait un actif provisoire. Il a estimé qu’il était préférable de faire la clôture des comptes 2018-2022 et commencer les comptes pour 2023-2024. La provision sera pour ces années-là.

Comptes au 31 décembre 2022 – Les plus grands frais que l’on peut constater sont ceux de représentation, inclus les réunions du comité. Les autres frais comprennent la convocation à l’Assemblée générale, les repas, les boissons, les enveloppes, l’affranchissement. 

Habituellement pour ces tâches nous sommes aidés de « petites mains », ce qui n’a pas été le cas cette année. 

Ces deux dernières années nous n’avons pas eu de frais de représentation ni de partage d’évènements avec les autres associations de fonctionnaires internationaux avec qui on partageait les frais.

D’autres frais incluent les sorties et soirées thématiques. Nous avons fait une sortie avec le bateau La Neptune, organisé les afterwork à la Plage de l’ONU. 

Nous envisageons un prix AFIS pour récompenser de certaines personnes. Nous avons auparavant organisé un concours pour les étudiants à qui nous donnions CHF 1500 pour les soutenir et les féliciter.

Les frais futurs comprennent également l’affranchissement des communications aux membres qui n’ont pas d’adresse courriel, le site web, nom du site, la maintenance, des frais divers tels que les cartes de visite et les cartes de membres.

Produits : Ils proviennent des cotisations des membres, de dons, promesse du Passeport Gourmand, mais en raison de la pandémie, il n’y a pas eu d’activités. 

Produits financiers et intérêts : avant 2018 l’Association avait 3 comptes : un à la MEC et deux comptes à la Poste dont un compte d’épargne qui ne s’utilisait pas. Nous l’avons donc fermé et transféré les avoirs sur le compte courant. Sur le compte de la MEC nous avons un avoir de CHF ▬▬▬ qui n’est jamais touché. Nous n’utilisons que le compte courant de la Poste pour les frais courants.

Le Bilan présente pour les années 2018 – 2022 un Profit de CHF 1,003.-. Les prévisions 2023 – 2024 = CHF 5,990.-. 

L’Actif présenté dans notre bilan représente tout notre patrimoine. Toutes les factures sont payées par virement. Nous sommes aussi attentifs aux factures envoyées car nous avons reçu une fois une demande de paiement de CHF 3,000 pour l’achat de matériel informatique que nous n’avions pas acheté. Il s’agissait d’un hacker. 

Nous sommes fiers d’annoncer que nous n’avons aucune dette.

2018 – 2022 nous avions en produits : CHF 10,280. – et en charges : CHF 9,277.-. Aujourd’hui, notre fortune à la fin 2022 s’élève en valeur absolue à CHF ▬▬▬. 

En cas de dissolution de l’Association, étant donné que rien n’a été prévu, le sujet de la destinée des fonds sera décidé en premier lieu lors d’une réunion du Comité puis soumis à une Assemblée générale extraordinaire. 

Le Compte d’exploitation 2014 – 2024 – résume l’évolution de nos avoirs. En raison de la bonne santé de nos comptes, nous avons décidé de ne pas augmenter le tarif de la faible cotisation annuelle qui s’élève à CHF 30.-.   

Le trésorier a présenté un graphique des charges et produits et graphique des actifs et passifs. Tout est payé.

Tendances : nous ne dépensons que ce que nous avons. Il faut noter que tout est à la hausse sauf le nombre de cotisations. Nous avons perdu beaucoup de membres. Nous prévoyons de faire du lobbying pour attirer plus de membres.

Le Trésorier va rédiger une lettre destinée à la Mutuelle et qui sera signée par la présidente, demandant l’accès au compte pour pouvoir vérifier les transactions.

DOSSIER DES IMPOTS – Sur la base d’un avoir auprès de la Mutuelle, le Comité reçu un courrier de leur part nous signifiant de l’obligation de déclarer, faute de quoi nous serions obligés de clôturer le compte. Le trésorier les a contactés pour les informer qu’il s’occupait de régler le problème. En ce qui concerne les Impôts 2018-2022, le trésorier effectue ce travail depuis trois mois. Nous ne savons pas encore si nous serons taxés. En cas de non-déclaration, le Comité en sa totalité peut recevoir un blâme.

ARCHIVES – Lors de la retraite du President M. Stämpfli en 2009 en tant que président de l’Association, il avait transmis toutes les archives manuscrites, documents historiques et constitutifs au co-président démissionnaire (M. FG) qui les avait stockées sur son lieu de travail à l’OMM. Il a quitté cet emploi il y a deux ans sans reprendre les archives. Au cours d’une réunion/déjeuner le 18 novembre 2022, ils avaient obtenu du co-président un plan précis de l’emplacement où avaient été vues les archives pour la dernière fois. Pendant cette rencontre, le co-président a décidé d’assumer ses responsabilités et a présenté sa démission et a remis les cartes bancaires. Deux membres du comité, la co-présidente et le trésorier se sont rendus à l’OMM pour tenter de les récupérer.

Lors de la visite à l’OMM, le responsable des archives a accueilli nos représentants mais ils n’ont malheureusement rien trouvé. Le Comité demande à cette occasion d’être déchargé de cette perte. 

En raison de cette situation, toutes les archives manuscrites (matériel) avant 2009 sont manquantes. 

A partir de son élection en 2009, la co-présidente garde et conserve toutes les archives électroniques et manuscrites.

Lors d’une visite pour retirer le courrier, la Poste nous a informés qu’ils pouvaient nous fournir une copie des Statuts et des Comptes-rendus depuis la création de l’Association le 21 avril 1982 si le Comité en fait la demande. 

M. H demande une correction au sujet de la Prévision de gains qui devrait être inscrite sous le registre PERTES.

Présentation du commissaire aux comptes

Le vérificateur aux comptes a lu son rapport où il certifie l’exactitude des comptes pour l’exercice de 2018-2022. Il recommande d’accepter le rapport financier tel que présenté.

La co-présidente demande l’approbation des comptes. 

Après correction, les comptes ont été approuves à l’unanimité par l’Assemblée qui décharge le Comité. 

ELECTIONS

L’Assemblée a ensuite procédé à l’élection des candidats aux postes du Comité conformément à l’article 12 des statuts de l’AFIS. 

Tous les membres de Comité se représentent. 

STATUTS DE L’AFIS – Article 12

• Les membres ordinaires de l’Association élisent un Comité composé de cinq à neuf membres ordinaires. Le Comité comprend au moins un Président, deux VicePrésidents, un Trésorier et un Secrétaire.  
• Les membres du Comité, choisis si possible de manière à assurer la représentation des diverses organisations, sont élus pour un an et sont rééligibles.  
• Ils ont le pouvoir d’associer des membres ordinaires aux travaux du Comité.  

Après dépouillement des votes, la scrutatrice, AAB qui a remercié l’assemblée de la confiance qui lui a été accordée, a annoncé que tous les membres du Comité avaient été réélus et un nouveau membre du Comité, Mme MA élue au poste de Chargée de Communications. 

Par vote à l’Assemblée Générale de l’AFIS tenue le 21 décembre 2022 au CICG, le Comité de l’AFIS 2023 – 2024 est composé de :

Comité AFIS 2023 – 2024

• PRÉSIDENTE : GDA
• VICE-PRÉSIDENT : JG
• VICE-PRÉSIDENT : VP
• WEBMASTER : MG
• TRÉSORIER : MJK
• VÉRIFICATEUR DES COMPTES : AA
• SECRÉTAIRE : SDP
• COMMUNICATIONS : MA
• BUREAU SATELLITE CANADA : FG
• BUREAU SATELLITE THAILANDE : SB

[Pour des raisons de confidentialité et pour éviter le phishing, nous présentons en ligne une version expurgée du PV et uniquement avec les initiales des membres du comité de l’AFIS.]

Membres ordinaires associés aux travaux sur demande du Comité :  

• SH, associé aux travaux, sur demande du Comité de l’AFIS
• FG aimerait se présenter en tant que Conseiller de l’AFIS.  Par vote à l’assemblée générale, Federico restera hors du Comité et sera disponible comme Conseiller (associé aux travaux) sur appel du Comité.

Pour contacter l’AFIS pour plus d’information : info@afi-suisse.org et www.afi–suisse.org

RÉORGANISATION DES COMPTES BANCAIRES DE L’AFIS :

En ce qui concerne le compte à la Poste, les Statuts (article 13) nous autorisent à dépenser

80% des cotisations. Exceptionnellement, avec l’autorisation de l’Assemblée Générale, le Comité peut décider d’un dépassement au-delà des 80%. Les intérêts n’existent presque plus. 

Pour les accès au compte de la Poste, l’Assemblée Générale à l’unanimité donne l’autorisation aux administrateurs suivants : Présidente de l’AFIS (GDA) et du trésorier de l’AFIS (M. MJK).

Pour ce qui est du compte à la MEC (La Mutuelle – ONU), l’Assemblée Générale à l’unanimité donne l’autorisation à la Présidente (GDA) de signer pour avoir l’accès au compte de la MEC et avoir des codes numériques (Utilisateur, Mot de Passe et Grille) pour l’accès en ligne. L’expédition des codes devra être envoyé à la Présidente à l’adresse suivante : 20 Parc du Château – Banquet, 1202 Genève.

En ce qui concerne l’accès au compte bancaire de la MEC, il faudra obligatoirement la signature de la présidente (GDA), accompagnée de celle du vice-président (JG), ou de celle du trésorier (MJK). 

Prochaine Assemblée en 2024.

La présidente a clos l’Assemblée et a remercié toutes les personnes présentes ainsi que les collaborateurs. 

Il était 13h45 lorsque la présidente a invité l’assemblée à prendre un verre.

Fin de l’Assemblée Générale 2022 de l’AFIS.