Compte rendu de la réunion du Comité du 26 avril 2012 au BIT

La prochaine réunion du comité n’a pas été fixée par le comité

Présents : Mireille Aubert , Irène Isichei , Maria Rosa Perrin, Grace Petrin

Excusés : Luc Franzoni, Federico Galati,  Jacques Gruber, Rafaele Obergfell, Vincent Paroz, Diana Rizzolio, Lorenz Stampfli, Fréderic Vogel

 

  1. Approbation du dernier compte rendu et de l’ordre du jour

Grace Pétrin, la co-présidente demande aux membres du comité présent s’ils acceptent le dernier compte rendu déjà approuvé par correspondance pour être publié sur le site de l’AFIS le plus tôt possible. Le projet de l’ordre du jour est adopté par le comité présent.

  1. Proposition de Luc Franzoni concernant la création d’une catégorie Membre honoraire de l’AFIS

Ce point de l’ordre du jour n’a pas pu être traité en l’absence du proposant.

  1. Rapport du Groupe de travail du Prix de l’AFIS

Ce point de l’ordre du jour n’a pas pu être abordé en raison de l’absence des membres du groupe de travail.

  1. Rapport du groupe de travail sur  la base de données des adresses de l’AFIS et ses fonctions spécifiques

Les deux co-présidents, Grace et Federico ont rencontré la société Kalix qui s’occupera de structurer et reformater la base de données de l’AFIS. Grace informe qu’ils sont en train de travailler sur la structure de la base de données mais que celle-ci ne pourra pas être performante pour inclure le mailing de notre prochaine Assemblée générale. Le comité sera obligée de travailler sur l’ancien système. Les personnes du comité qui ont été désignées pour être formées pour gérer la base de données devront donc attendre que la société Kalix termine son travail.  Les membres de ce groupe de travail sont : Vincent, Federico, Irène et Grace. Le comité prend acte de ces informations.

  1. Rapport du groupe de travail des affaires de trésorerie et fiduciaire

Grace informe le comité que Rafaele, trésorière par interim, rédigera le rapport financier et le budget pour 2012. En l’absence de Rafaele à cette réunion, il est difficile d’aller plus loin pour ce point de l’ordre du jour. Mireille rappelle que Rafaele devra circuler le rapport financier de l’exercice, ainsi que le budget à tout le comité pour approbation. Cette proposition est acceptée par le comité présent.

  1. Organisation de Assemblée Générale de l’AFIS

Mailing : Grace informe le comité que pour l’AG qui a été fixée au jeudi 31 mai 2012, Federico a déjà reçu la commande des enveloppes et bulletins de versement (environ 3000) qui serviront au mailing postal des membres. Grace propose de s’occuper de mettre à jour la liste des membres en Excel conformément à la liste des membres envoyée par la Mission suisse.  Quant aux autres documents qui feront partie du mailing, Grace demande à Maria Rosa de rédiger la Convocation à l’AG tandis qu’elle-même et Federico s’occuperont de rédiger le Rapport du Président.  Maria Rosa rappelle qu’il faudra imprimer ces deux textes recto (la Convocation) et verso (le Rapport du Président) et faire au moins 1200 copies pour les envoyer aux membres.  Mireille rappelle qu’il ne faut pas oublier la liste des retraités également (environ 120). Grace se propose de demander un devis à la Société Copy Quick pour l’impression des deux textes pour le 7 mai et éventuellement la mise sous pli. Dans le cas où Copy Quick ne pourrait pas faire la mise sous pli, Grace propose que le comité se réunisse pour faire la mise sous pli le lundi 7 mai dès 18 h à l’OMM. Cette proposition est acceptée par le comité. 

Lieu : Grace rappelle que l’AG aura lieu au CAGI (Centre d’Accueil Genève Internationale) et que la salle a été mise à disposition par la Mission suisse. Monsieur Dunant, du CAGI offrira à l’AFIS une verrée à une trentaine de personnes. Grace informe que Federico doit encore passer commande au traiteur du CAGI, Monsieur France Lamy, une commande un buffet et des jus de fruits pour 30 personnes. Cette proposition est acceptée par le comité.

  1. Divers

Le comité n’a pas fixé de date pour la prochaine réunion du comité.

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